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Podcast #12

Was kommt in die E-Mail?

von Volker Klärchen | 17. Oktober 2021
Deine Bewerbung ist komplett, endlich! Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse – alles ist perfekt vorbereitet. Du klickst auf "Neue Mail", und plötzlich wird dir klar, dass du über eine Sache noch gar nicht nachgedacht hast: Was schreibst du in die E-Mail?
Die komplette Folge kannst du dir hier anhören:
Oder auch komplett lesen (hier klicken um den Text anzuzeigen):

Wie einige vielleicht wissen bin ich nicht nur Bewerbungscoach sondern auch Zauberer. Und ich werde nie vergessen, wie ich für einen neuen Trick mal eine etwas kompliziertere Handlung mit meinen Händen geübt habe. Immer und immer wieder, bis es schließlich reibungslos funktionierte.

Und dann kam der Abend, an dem ich diesen Trick zum ersten Mal vor Publikum zeigte. Und an diesem Abend kam dann auch der Moment, wo ich zum ersten Mal diese… Ich darf es ja leider nicht mehr beschreiben, also diese komplizierte Handlung mit meinen Händen ausführen musste.

Und an diesem Abend in diesem Moment kam mir dieser Gedanke: Mist!

Ich hatte das so oft und so gut geübt. Hatte dabei völlig vergessen, dass ich während des Auftritts in einer Hand das Mikrofon halten werde. Und dass ich deswegen nur eine Hand freihaben würde.

Und das wurde mir tatsächlich erst in dem Augenblick klar, als es kein zurück mehr gab.

Peinlich. Und nicht besonders zauberhaft.

Und was das mit deiner Bewerbung zu tun hat – das kläre ich nach der Musik auf.

Titelmusik

Was mir damals bei diesem Auftritt passiert ist, das ist so ein typischer Ach – Mist – daran – habe – ich-überhaupt – nicht gedacht – Moment.

Und den hast du als Bewerberin bestimmt auch schon mal erlebt:

Da sitzt du abends vor dem Rechner und hast endlich alles zusammen, um deine Bewerbung ab zu schicken:

Dein Lebenslauf sieht super aus, frisch gebügelt und gepresst. Auch dein Anschreiben ist so schön, dass man sich drin spiegeln kann.

Und nach einer längeren Diskussion mit deinem Computer sind auch alle deine Zeugnisse und Zertifikate endlich in einem PDF, das klein genug ist, um es zu verschicken – aber immer noch groß genug, dass man die Buchstaben auch entziffern kann.

Du klickst also auf neue E-Mail, hängst alle deine Dokumente an und - Ach Mist, daran habe ich auch nicht gedacht: Was schreibe ich denn jetzt in die Mail?

Wenn dir das passiert, dann tröste dich. Das passiert den allermeisten. An die E-Mail denkt man komischerweise vorher nicht. Anschreiben, Lebenslauf, darüber macht man sich lange Gedanken – aber die E-Mail taucht plötzlich und unerwartet auf. Genauso wie Weihnachten jedes Jahr plötzlich und unerwartet auftaucht.

Jetzt muss also eine Lösung her – da könntest du auf verschiedene Ideen kommen. Die sortieren wir mal von absolute Katastrophe bis goldrichtig:

Und wir fangen gleich mit der Katastrophe an: Es wäre nämlich eine, wenn du gar nichts in die E-Mail schreibst - und ja, das machen manche Menschen tatsächlich!

Da öffnet der Personaler dann die Mail, und da steht - gar nichts. Oder allerhöchstens die automatische Signatur, also „mit freundlichen Grüßen, Max Musterfrau“ usw

Was hinterlässt das für einen Eindruck?

Stell dir vor, du würdest deine Bewerbung nicht per E-Mail verschicken, sondern du gehst auf eine Jobmesse und drückst sie dort jemanden am Stand persönlich in die Hand. Wenn du das machen würdest ohne ein einziges Wort zu sagen – das wäre schon ganz schön creepy.

Nichts schreiben ist also wie nicht sagen – ganz schön unhöflich.

Kommen wir zur nächsten Idee: Du hast ja schon einen tollen Text, nämlich dein Anschreiben. Warum nicht also das Anschreiben einfach in die E-Mail kopieren?

Dann sieht die Personalerin schneller, um was es geht - aber genau dieses "schneller" ist in dem Fall auch das Problem.

Ich habe das heute am Anfang extra so ein bisschen blümerant beschrieben, wieviel Mühe du dir mit deiner Bewerbung gegeben hast - wie gut du alles aufbereitet hast und wie klar und übersichtlich alles aussieht.

Anschreiben und Lebenslauf wirken wie aus einem Guss. Du hast in beiden Dokumenten nicht nur die selbe Schriftart benutzt, sondern auch exakt dieselbe Schriftgröße. Und wenn du eine Farbe benutzt hast, dann ist das auch in beiden Dokumenten exakt die selbe.

Wenn man deine Unterlagen nebeneinander legen würde, würde man auf einen Anhieb erkennen dass die zusammengehören.

Es sieht also alles durchgehend gut und professionell aus. Und genau das sollte auch der erste Eindruck sein, den die Firma von dir hat.

Und warum heißt das erster Eindruck? Weil man diesen wichtigen ersten Eindruck wirklich nur einmal erzeugen kann. Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck

Wenn du das Anschreiben aber schon in die E-Mail kopierst, dann findet der erste Eindruck dort statt. Diese E-Mail wird aber garantiert nicht genauso dargestellt, wie der Rest deiner Unterlagen – sondern so, wie es im E-Mail Programm des Empfängers eingestellt ist. Also mit etwas Pech in dunkelbraun und Comic Sans

In dem Moment hast du die Kontrolle darüber abgegeben, wie deine Bewerbung aussieht. Nachdem du dir so viel Mühe gegeben hast.

Aber es wird noch schlimmer:

Vielleicht war dir das komplette Anschreiben zu lang, und du hast nur Auszüge daraus in die E-Mail kopiert. Was wird dann passieren?

Der Personaler öffnet das PDF mit dem Anschreiben und stellt fest, der Text kommt mir bekannt vor, das muss ich also nicht noch mal lesen.

Und schwupps ist das PDF wieder zu, und der ganze zusätzliche Text, der ihn vielleicht noch fehlt, bleibt unentdeckt.

Du darfst nie vergessen unter welchem massiven Zeitdruck die Bewerbung gelesen wird. Da ist nichts mit sorgfältig

abgleichen und gucken ob noch irgendwo ein zusätzlicher Absatz steht, den ich vielleicht noch nicht kenne.

Eine Bewerbung sollte immer maximal klar sein.

Um auf die letzte und richtige Idee zu kommen, bietet sich ein bildlicher Vergleich an:

Je nachdem wie alt du bist hast du noch mit erlebt, wie Bewerbungen per Post verschickt wurden. Und falls nicht… Also… Post, das sind diese Menschen auf gelben Fahrrädern die dir Einkauf aktuell in den Briefkasten stecken. Die haben früher ausgedruckte E-Mails von A nach B getragen - aber das kriegst du sicher noch in der Schule in Geschichte.

Wenn man sich per Post bewirbt, dann hat man die ganzen Zeugnisse, den Lebenslauf und auch das Anschreiben ausgedruckt und in eine schöne Mappe gesteckt.

Und diese Mappe kam dann in einen großen Umschlag, auf den du die Adresse der Firma geschrieben hast.

Einmal in der Firma angekommen wurde der Umschlag aufgerissen, weggeschmissen und dann die eigentliche Bewerbung gelesen.

Der Briefumschlag war also ein nur ein Behälter, mit dem die Bewerbung transportiert wurde - und genau das ist bei der online Bewerbung die E-Mail.

Sie ist dafür da, die Bewerbung von dir zur Firma zu bringen aber sie ist kein Teil der Bewerbung.

Und wenn du dir das mit dem Umschlag merkst, dann ist der Rest auch ganz klar:

Denn was steht auf einem Umschlag? Da steht der Absender und der Adressat - beides ist in der E-Mail auch automatisch angegeben.

Aber welcher Mensch würde auf die Idee kommen, schon mal draußen auf den Umschlag den Inhalt des Briefs zu schreiben? Wort für Wort?

Das war damals keine gute Idee, und das ist es heute auch noch nicht.

Die beste Idee ist daher:

Du hängst deine PDFs an die E-Mail an und schreibst als Text nur so etwas wie:

„Sehr geehrte Frau Schmidt,

anbei finden Sie meine Bewerbung für die Stelle als Marketing Manager.

Mit freundlichen Grüßen“

Das reicht vollkommen! Mehr muss da gar nicht rein – denn die E-Mail ist am Ende nichts anderes als ein moderner Briefumschlag.

Wo wir gerade dabei sind: Wie lautet eigentlich deine E-Mail-Adresse?

Ich habe da im Laufe der Zeit wirklich alles gesehen: Was würdest du zum Beispiel denken wenn sich bei dir jemand bewirbt mit dem Namen „elf Elfen helfen“? Ich meine, das ist sympathisch und lustig, kann aber bei einer Bewerbung auch unangebracht sein.

Oder wie wäre es mit „Butterblume 06“? Was für einen Menschen stellst du dir hinter dieser E-Mail-Adresse vor? Was für Eigenschaften verbindest du damit?

Im Alltag beschäftigen wir uns natürlich nicht bewusst damit, aber unbewusst passiert das blitzschnell, wenn so eine E-Mail ankommt.

Bei Butterblume 06 hast du bestimmt auch ein Bild vor Augen und vermutlich nicht das, das wirklich hinter dieser Adresse steckte. Das war nämlich ein Mann, knapp 2 m, kräftig und mit Vollbart.

Ich werde den nie vergessen! Das hat genau mein Komikzentrum getroffen - aber in der Bewerbung ist es halt nicht garantiert, dass am anderen Ende immer jemand sitzt, der den eigenen Humor teilt.

Wirf also noch mal einen kritischen Blick auf deine E-Mail-Adresse – und im Zweifelsfall besorgst du dir lieber eine neutrale, das geht zum Glück immer noch unkompliziert und kostenlos.

Also lieber gaby.schuster.248 als Nudelfee99.

Tipp der Woche

Die E-Mail ist nichts anderes als ein Briefumschlag.

Sie transportiert deine Bewerbung, aber sie ist kein Teil der Bewerbung. So, wie der Umschlag früher nach dem Öffnen weggeschmissen wurde, verliert auch sie an Bedeutung, nachdem die Bewerbung im Unternehmen angekommen ist.

Und schau dir unbedingt mal deine E-Mail-Adresse durch fremde Augen an: Was würde ein Mensch, der gar nichts über dich weiß, mit dieser Emailadresse verbinden?

Also, wenn ich mir deine E-Mail-Adresse ansähe, dann sag mir das folgendes: du bist ein Mensch, der gute Podcasts mag. Und er sich fragt was er tun kann, um einen guten Podcast zu unterstützen.

Das ist zum Glück ganz einfach:

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So oder so, ich muss jetzt noch schnell zum Briefkasten und ein paar E-Mails einwerfen - aber bis zur nächsten Ausgabe bin ich wieder da.

Bis bald!

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